フレックスタイム導入の手続

フレックスタイム制の導入において必ず行わなければならないのは、就業規則等に規定すること、労使協定を締結することの2つです。制度設計の内容によってはこれ以外に行わなければならない手続もあります。

ここでは、就業規則の作成・変更に必要な手続等も紹介しながら、以下個別に説明していきます。

フレックスタイム制を導入するための手続

フレックスタイム制を導入するためには、就業規則等に規定することと、労使協定で所定の事項を定めることが必要です。
そこで、就業規則の作成・変更や労使協定の締結はどのように行うべきものであるか、就業規則等にはどのような内容を規定しなければならないか等について、詳しくみていきましょう。

就業規則の作成・変更

就業規則の作成・変更を行う場合、「労働者の過半数で組織する労働組合」か、これがない場合には「労働者の過半数を代表する者」の意見を聴かなければなりません（労基法90条）。
後者の“過半数代表者”は、会社が一方的に指定した者ではなく、労働者が任意に選出した者であることが求められます。

フレックスタイム制の導入は、始業時刻や終業時刻、賃金等の計算に関わるものですので、「常時十人以上の労働者を使用する使用者」に該当する場合、作成・変更した就業規則は、所轄の労働基準監督署に届け出なければなりません（労基法89条）。
この届出には、上記の“過半数代表者”等の意見を記載した書面を添付しなければなりません（労基法90条2項）。
さらに、作成・変更した就業規則は労働者に周知しなければなりません（労基法106条）。
このように、就業規則の作成・変更と一口に言っても、具体的に行わなければならない手続が複数あるところです。

就業規則に規定が必要な事項

フレックスタイム制を導入する際に、就業規則への記載が必要となるのが、始業・終業の時刻を労働者の決定に委ねるという旨の規定です。
対象となる従業員の範囲等を労使協定に委ねる形で規定する場合には、具体的な文言は「労使協定によってフレックスタイム制の対象となる従業員は、当規則の始業・終業時刻の規定（第〇条）にかかわらず、労使協定で定める始業・終業時刻の時間帯の範囲内で、従業員が自主的に決定することができる」といったものとする方法があります。
しかし、安定的な運用を行うためには、「対象となる従業員の範囲や清算期間、総労働時間、コアタイム、フレキシブルタイム」等の内容も就業規則に定めておくほうがよいでしょう。

また、この制度を採用した企業では、コアタイムの時間帯に対する遅刻、早退、欠勤があっても、直ちに賃金等の減額はできないので、減給処分等の対象とする旨の規定を追加することも検討しましょう。

従業員への周知義務について

就業規則は従業員に周知しなければなりません（労基法106条）。従業員への周知は、就業規則の効力発生要件と解されています（最判平成15年10月10日判決参照）。
具体的な周知の方法は、労基法施行規則に以下のとおり定められています（労基法施行規則52条の2）。
これらの方法により、就業規則の周知を行うことはもちろん、その記録を残しておくことも意識しましょう。

労使協定の締結

フレックスタイム制の導入には、労使協定で以下の事項を定める必要があります。

対象となる労働者の範囲

フレックスタイム制の対象となる従業員は、その範囲を明確に区別しておきましょう。課ごと、グループごと、個々人ごと等、定め方は自由です。
フレックスタイム制は、従業員自身が出勤時間や退勤時間を自主的に選択するという制度であり、その対象者については基本的に遅刻や早退という概念がなくなります。
したがって、その対象範囲を曖昧にすると、職場の規律が保てなくなる、人員配置に支障が生じる、労務管理が困難になる等、強度の悪影響が及ぶことが想定されます。

清算期間

清算期間とは、企業においてフレックスタイム制が採用された場合に、労働者が労働すべき時間を定める期間のことを指します。
フレックスタイム制は、労働者が出勤時間や退勤時間を自主的に選択する制度ですが、一定期間内で働く時間は予め決めておかなければなりません。予めその一定期間の単位（＝清算期間）と、その単位内における総労働時間を定めておいて、その間の勤務時間の長短を清算します。その際、実際に働いた時間に過不足があれば、賃金の控除や、割増賃金の支払い等の問題が生じます。
清算期間を定める場合は、起算日がいつで、いつが終期かを明確にしておくことが重要です。「毎月1日から月末まで」「毎月25日から翌月24日まで」というように、起算日や期間を明確にしておきましょう。

清算期間における総労働時間

清算期間における総労働時間は、労働者がその清算期間中にトータルで何時間労働しなければならないかを予め定めておくものです。いわゆる所定労働時間に相当するものですが、通常は一日単位で定めるところ、フレックスタイム制では清算期間を単位として定めるのです。
なお、清算期間における総労働時間は、所定労働時間の上限に収まるように定めなければなりません。
法定労働時間の総枠は、【1週間の法定労働時間（40時間）÷1週間の日数（7日）×清算期間の暦日数】で算出します。1ヶ月～3ヶ月単位の法定労働時間の総枠を表にしていますので、ご活用ください。

標準となる1日の労働時間

標準となる1日の労働時間とは、労働者が年次有給休暇を取得した際に支払われる賃金の、算定基礎となる労働時間の長さを定めておくものです。
日々の労働時間を労働者の自主的選択に委ねるフレックスタイム制では、年休を取得した場合に支払われるべき日額の賃金の計算が問題となるので、予め定めておくということです。
その定めかたは、清算期間における総労働時間を、期間中の所定労働日数で割った時間を基準とします。

コアタイムとフレキシブルタイム

コアタイムは、1日のうちで、労働者が働くことを義務づけられた時間帯です。これに対し、労働者が自ら労働時間を決められる時間帯がフレキシブルタイムであり、この時間であれば勤務の中抜けも可能となるため、労働者にとっては自由度の高い時間だといえます。これらを設定するかは任意とされています。
一般的にフレックスタイム制と呼ばれるものの多くは、これらを設けていますが、コアタイムを設定せずに、出勤日も労働者が選択できるという制度設計（いわゆるスーパーフレックスタイム制）も可能です。
さらに、協定により定めることで、コアタイムを設定する日を定めるだけでなく、設定しない日を定めることも可能であり、日によってコアタイムの時間帯を変更することも可能です。

法改正により必要となった手続

2019年4月の労基法改正により、フレックスタイム制の清算期間の上限は、従来の1ヶ月から3ヶ月に拡大されました。より柔軟な働き方を可能とする制度設計が可能となりましたが、清算期間が1ヶ月を超える場合は、所轄労働基準監督署長に労使協定の届出が必要とされます。

フレックスタイム制を導入するにあたっての注意点

フレックスタイム制は、労務管理や従業員間の情報共有等、雇用主側の負担や配慮が求められます。時間外労働に対する割増賃金支払いや、これを行わせる場合の36協定等、労基法の要求する内容が変わるものではありません。
一日の大半をコアタイムに設定する等、労働者が始業・終業時刻を自由に決定するというフレックスタイム制の趣旨に反する場合、そもそも制度自体が無効とされ、清算期間内で処理されていたはずの残業代等の問題が生じることも懸念されますので、実情に合わせて事前に制度設計を十分行うことが必要です。

フレックスタイム制の導入手続きで不備がないよう、弁護士に依頼することをお勧めします。

フレックスタイム制の導入は、会社が労働時間を指定するという従来の働き方から、従業員自身が勤務時間を選択するという抜本的な改革を伴うものです。
手続的要件として求められる「就業規則に規定し、労使協定を締結する」というだけではなく、今後の運用も踏まえた制度設計を行い、それを就業規則や労使協定に反映させておくことが肝要です。