合意退職とは？必要な手続きや退職合意書について

退職に関するトラブルは、使用者側にとって大きなリスクとなりうるものです。
退職の手続きを適切に整備・運用していくことは、その未然防止に資するものですので、解雇との違い等の基本から解説していきます。

合意退職とは？

合意退職と解雇の違い

「合意退職」は、使用者と労働者（≒雇い主と従業員）双方の合意によって労働契約を終了させることを言います。これに対し、「解雇」は使用者が一方的に労働契約を終了させることを言います。

後者は一方的に行われるものであるため、解雇には相応の理由や必要性が要求され、有効・無効の争いに発展する場合があることにも注意が必要です。

合意退職へ導くための退職勧奨とは

退職勧奨は、使用者側が労働者に対し、任意に合意退職に応じることを提案するというものです。
重要なのは、あくまで任意に行われることです。

従業員は拒否する自由があり、退職するかどうかは当人の判断に委ねられなければなりません。強制・強要に及ぶもの等と評価されてしまうと、「実質的に不当解雇が行われた」等の紛争に発展しかねません。

合意退職の手続きと進め方

面談による退職勧奨の実施

退職勧奨を行うには、まずは当該従業員との話し合いの機会を設ける必要があります。
そのための面談を実施するにあたり、注意すべきは心理的な抑圧や強要等、事実上の強制と指摘されるような状況を生じさせないということです。

面談の内容等はかならず記録するべきです。従業員が応じないからといって、繰り返しや長時間の面談を実施することは適切ではありません。
また、他の従業員がいるような場所での実施や、多人数で囲むようなことも避けるべきです。退職勧奨の理由を説明するとしても、侮辱やハラスメント、解雇をちらつかせる等の言動もしてはいけません。

解決金の支払等、退職勧奨に応じる場合のメリットの提示や、手続的な不安を取り除くための説明等はありうるとしても、従業員に拒否されたらそれ以上踏み込まないという姿勢が肝要です。

退職届の提出・退職合意書の作成

退職合意書で取り決めるべき内容は？

従業員が退職に合意してくれたとして、その内容等は書面に残しておくことがとても重要です。
退職理由や退職日、退職の条件等を記載した「退職合意書」を作成し、当事者双方が署名する形で取り決め内容等を明確に残しておくことを心掛けましょう。

条項には、「精算条項」を設けておくことも肝要です。

書面でなく口頭による合意でもいい？

口頭では言った言わないのトラブルに発展するリスクを残してしまいます。
とくに退職勧奨や退職合意というようなデリケートな分野で、書面に残さないというのは、せっかくの話し合いの結果をだいなしにしてしまいかねないものです。

面倒でも、重要なことは書面等に残すことを常に心がけましょう。

従業員から合意退職を撤回されたら？

退職の意思表示は、相手に到達した時点で効力を生じます。
合意退職の場合、従業員の退職の意向に対し、使用者側が受諾する意思を従業員に表示した時点で合意の効力が発生しますので、以降の撤回等はできません。

ただし、退職の意思表示に関して、詐欺や強要等の意思表示の瑕疵があった場合は取り消し等が認められる場合がありますので、その意味でも強要等がないことが重要です。

退職合意の離職理由と失業保険について

退職勧奨による退職合意の場合、雇用保険に関しては「会社都合」とすることが一般的です。
会社都合とすることによって、従業員は失業保険給付の早期受給や、受給期間も自己都合の場合より優遇される場合があります。

合意退職を成功させるためのポイント

合意退職に応じてもらうためには、離職票の退職理由の記載に対する正しい知識や会社都合とすることによるメリット・デメリットに関する正確な説明等、従業員の不安や疑問に真摯に向き合うことが肝要です。
就労継続と退職・再就職の判断を行うにせよ、生活面に対する不安は必ず付きまとうものだからです。

合意退職を円滑に進めるためにも、労働問題に強い弁護士にご相談下さい。

居心地の悪い環境や、能力を発揮することができない環境に居続けるよりも、より良い環境への移行を目指すほうが双方にとって有益という場合はありうることだと思います。

現状維持バイアスを打破できるかどうかは、個々人の性格や現在置かれている状況等にも左右されるところだと思いますが、慎重な対応が求められる分野であるからこそ、専門家の助けを借りることが有益という場合も多いと思いますので、労働分野を得意とする弁護士に一度相談されることもご検討ください。