通勤手当の不正受給が発覚したら？会社がとるべき対応と防止策を解説

通勤手当は、従業員の通勤にかかる費用を補助するために支給するものです。
しかし、申告した内容と実際の通勤状況が異なり、不正受給につながるケースも少なくありません。

不正受給を見過ごしてしまうと、会社に経済的な損失が生じるだけでなく、従業員の不満を招き、職場の信頼関係にも影響を及ぼすおそれがあります。

この記事では、通勤手当の不正受給でよく見られるケースや不正受給が発覚した際の対応方法、再発防止のポイントなどについてわかりやすく解説します。

通勤手当の不正受給でよくある3つのパターン

通勤手当の不正受給について適切な対応を行うためには、まずどのような不正が発生しやすいのかを理解しておくことが重要です。ここでは、企業が特に注意したい通勤手当の不正受給について、よく見られる3つのパターンを解説します。

• ① 会社に申請した経路よりも安い経路で通勤している
• ② 電車やバス通勤を申告しているのに自転車や徒歩で通勤している
• ③ 申請した住所地と異なる場所から通勤している

①会社に申請した経路よりも安い経路で通勤している

会社でよく見られる不正受給の一つが、実際に利用している経路よりも高額な通勤経路を申請し、通勤手当を受給するケースです。

例えば、より安く通勤できるルートがあるにもかかわらず、運賃の高い経路を届け出て、その差額分の利益を得るようなケースが挙げられます。また、申請した経路どおりに通勤せず、一部区間を徒歩で移動するなど、より安い方法で通勤しながら定期代相当額の手当を受給しているケースもあります。

このような行為は、会社に損失を与えるだけでなく、適正に申告している従業員との公平性を損なうおそれも否定できません。
不正受給が疑われる場合は、届出内容と実際の通勤状況に違いがないかを確認することが大切です。

②電車やバス通勤を申告しているのに自転車や徒歩で通勤している

自転車や徒歩で通勤しているにもかかわらず、電車やバスを利用していると申告し、その運賃相当額の通勤手当を受給するケースも不正受給の一例です。
本来発生していない交通費について手当を受け取るため、会社に余分な支出が生じることになります。

最寄り駅までの定期代を申請しながら実際は自転車で通勤したり、公共交通機関の利用を届け出ておきながら徒歩で通勤したりするケースは少なくありません。

通勤手当は実際の通勤方法を前提に支給されるため、申請内容と実態が異なれば問題となる可能性があります。会社としては、定期券の写しや購入履歴の提出を求めるなど、通勤状況を定期的に確認できる体制を整えておくとよいでしょう。

③申請した住所地と異なる場所から通勤している

会社に届け出た住所とは異なる場所から通勤しているにもかかわらず、その事実を申告せずに通勤手当を受給し続けるケースもあります。

例えば、勤務先の近くに転居した後も会社への手続きを行わず、以前の住所から通勤しているものとして通勤手当を受給し続けるようなケースです。
通勤手当は通常、従業員の居住地を基準に算定されるため、実際の居住状況と申請内容が異なれば、不正受給にあたる可能性があります。

特に、転居後も会社へ変更内容を申告していない場合は注意が必要です。
会社としては、住所変更時の届出義務を就業規則に明記するとともに、必要に応じて住民票の提出を求めるなど、実際の居住状況を確認できる仕組みを整えておくことが望ましいでしょう。

通勤手当の不正受給につながる要因

通勤手当の不正受給は、従業員個人の問題だけでなく、会社側の管理体制に原因があるケースも少なくありません。主な要因として、次のようなものが挙げられます。

• 通勤経路や住所の変更時に届出が必要であることを周知していない
• 通勤手当の申請内容を定期的に確認していない
• 定期券や交通費の支出を証明する書類の提出を求めていない
• 不正受給に対する就業規則上の処分基準が明確でない
• 従業員のコンプライアンス意識が低い

例えば、入社時に確認した通勤経路や住所を長期間見直していないと、転居や通勤方法の変更を把握できず、不正受給を見逃す恐れがあります。
そのため、定期的な確認とルールの周知を行い、不正が起こりにくい環境を整えることが重要です。

通勤手当の不正受給が発覚した場合の会社側の対応

通勤手当の不正受給が発覚した場合、まず事実関係を慎重に確認することが大切です。
対応を誤ると、従業員との間で思わぬ労務トラブルに発展するおそれがあります。

ここでは、不正受給が発覚した際に会社が取るべき対応について解説します。

• 不正受給の証拠を集める
• 本人に確認する
• 不正受給額の返還を求める
• 懲戒処分を検討する
• 再発防止策を策定する

不正受給の証拠を集める

通勤手当の不正受給が疑われる場合は、まず客観的な資料を集めて事実関係を確認しましょう。
十分な根拠がないまま従業員を追及すると、かえって労務トラブルにつながるおそれがあります。

例えば、通勤届の内容、定期券の購入履歴やコピー、交通系ICカードの利用履歴などは、不正受給の有無を判断するうえで有力な資料となります。また、住所に関する不正が疑われる場合には、住民票や公共料金の請求書の提出を求める方法も有効です。

まずは客観的な証拠をもとに通勤実態を確認し、不正受給の有無や期間、金額をできる限り正確に確認することが大切です。

本人に確認する

証拠や資料を収集した後は、本人に事情を確認します。不正受給が疑われる場合でも、いきなり不正と決めつけるのではなく、申請内容や通勤状況について説明を求めましょう。
通勤経路の変更の届け出を忘れていた、申請内容を誤って認識していたなどのケースも考えられます。

面談では、収集した資料をもとに申請内容と実際の通勤状況に違いがないかを確認し、本人の説明を記録しておくことが大切です。また、後のトラブルを防ぐため、面談内容は書面や議事録として残しておき、不正の有無や故意性を慎重に判断する必要があります。

不正受給額の返還を求める

調査の結果、通勤手当の不正受給が認められた場合は、従業員に対して不正に受給した金額の返還を求めることになります。実際に支給した通勤手当と、本来支給されるべき金額との差額を算定し、対象期間や返還額を明らかにしたうえで請求しましょう。

もっとも、不正受給額の算定方法や返還請求の進め方によっては、従業員との間で争いが生じる可能性もあります。そのため、返還を求める際は、計算根拠や証拠資料を示しながら丁寧に説明し、やり取りの内容を書面に残しておくことが望ましいでしょう。

懲戒処分を検討する

通勤手当の不正受給が認められた場合には、不正受給額の返還請求に加え、懲戒処分を検討するケースもあります。ただし、不正受給があったからといって直ちに重い処分を科せるわけではありません。

不正受給の金額や期間、回数、故意性、反省の有無など踏まえ、個別の事情に応じて判断する必要があります。また、懲戒処分を行うには、就業規則に懲戒事由や処分内容が定められていなければなりません。

さらに、労働契約法第15条では、懲戒処分が客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当でない場合は無効とされています。そのため、事案の内容に応じて、注意・指導から減給、出勤停止まで、処分の重さが適切かどうかを慎重に検討することが求められます。

再発防止策を策定する

通勤手当の不正受給が発覚した場合は、個別の対応だけで終わらせず、同様の問題が再び起こらないよう再発防止策を講じる必要があります。
不正受給が発生した原因を分析し、制度や運用に見直すべき点がないか検討しましょう。

例えば、次のような取り組みが考えられます。

• 通勤経路や住所変更時の届出義務を明確にする
• 定期的に通勤状況を確認する
• 定期券の写しや交通費に関する資料の提出を求める
• 不正受給が懲戒処分の対象となることを就業規則に明記し、従業員へ周知する

不正受給が起こりにくい仕組みを整えておけば、再発防止につながるだけでなく、問題が生じた際も迅速に事実関係を確認しやすくなります。

通勤手当の不正受給を理由に懲戒解雇できるか？

通勤手当の不正受給があったとしても、直ちに懲戒解雇できるわけではありません。
懲戒解雇は従業員にとって最も重い処分であるため、不正受給の態様や悪質性、会社との信頼関係がどの程度損なわれたかなどを踏まえ、慎重に判断する必要があります。

また、労働契約法第15条では、懲戒処分が「客観的に合理的な理由」を欠き、「社会通念上相当」と認められない場合は無効になると定められています。そのため、不正受給が認められる場合でも、事案によっては注意や減給、出勤停止などの処分に留めるべきでしょう。

このように、懲戒解雇の有効性は不正受給の内容や悪質性などの事情を踏まえて個別に判断されるため、処分を行う際は慎重な対応が必要です。

通勤手当の不正受給による解雇の有効性が問われた裁判例

事件の概要

本件は、大学の准教授であった原告が、通勤手当の不正受給を理由に懲戒解雇されたことについて、その有効性が争われた事案です。

原告は、公共交通機関を利用して通勤すると届け出て通勤手当の支給を受けていましたが、実際には採用当初から主にバイクで通勤していました。また、大学から支給された通勤手当と実際の通勤費との差額を得る目的で、実態とは異なる通勤経路を届け出ており、不正受給額は約200万円に上っていました。

これに対し原告は、「大学側もバイク通勤を認識していた」「処分は重すぎる」などと主張し、懲戒解雇の無効を求めて提訴しました。

裁判所の判断（平成31年（ワ）第3884号・東京地方裁判所・令和3年3月18日・判決）

裁判所は、大学による免職処分および懲戒解雇は有効であり、懲戒権の濫用にはあたらないと判断しました。

判決では、原告が当初から通勤手当と実際の通勤費との差額を得る目的で、実態と異なる通勤経路を届け出ていた点が重視されています。また、大学の無料駐輪場ではなく学外の駐輪場を利用していたことなどから、不正受給を隠そうとする意図も認められると判断されました。

さらに、裁判所は次の事情を総合的に考慮し、免職を含む重い懲戒処分も相当であると結論付けました。

• 不正受給が約200万円と高額であった
• 不正行為が6年以上にわたって続いていた
• 発覚後も十分な反省が見られず、自主的な返還を行っていなかった

これらの事情から、裁判所は懲戒解雇を含む大学の対応を有効と判断しました。

ポイント・解説

この裁判例は、通勤手当の不正受給が会社の信頼関係を損なう重大な規律違反となり得ることを示した事例です。

裁判所は、不正受給額の大きさだけでなく、「当初から不正受給を目的としていたか」「不正行為が長期間継続していたか」「発覚後に反省や返還の対応を行ったか」といった点を重視しました。

そのため、通勤手当の不正受給が発覚したからといって、直ちに懲戒解雇が認められるわけではありません。一方で、本件のように計画的かつ継続的な不正受給により会社に大きな損害を与え、発覚後の対応にも問題がある場合には、懲戒解雇を含む重い処分が有効と判断される可能性があります。

会社としては、不正受給の事実だけで判断せず、不正の態様や損害の大きさ、継続期間、本人の反省状況なども踏まえ、処分の相当性を慎重に判断することが大切です。

通勤手当の不正受給で詐欺罪や横領罪は成立する？

通勤手当の不正受給は、内容によっては刑事上の問題に発展する可能性があります。
例えば、実際の通勤方法や居住地とは異なる内容を申告し、その申告をもとに会社から通勤手当の支給を受けた場合には、「詐欺罪（刑法246条）」が成立するケースがあります。

一方、「横領罪（刑法252条）」は、他人から適法に預かっている財産を着服した場合に成立する犯罪です。そのため、通勤手当の不正受給では、横領罪ではなく詐欺罪に該当するかどうかが問題となることが一般的です。

ただし、不正受給が判明したからといって、必ず刑事事件になるわけではありません。まずは会社が事実関係を調査し、不正受給額の返還請求や懲戒処分の検討を行うケースが多く見られます。

通勤手当の不正受給を防ぐためのポイントとは？

通勤手当の不正受給を防ぐためには、不正が起こりにくい環境を整えることが欠かせません。
ルールの明確化や定期的な確認を行うことで、不正受給のリスクを抑えやすくなります。

ここでは、企業が取り組みたい主な予防策を紹介します。

• 就業規則で通勤手当に関するルールを設ける
• 領収書や定期券コピーの提出を義務付ける
• 従業員への教育と周知を徹底する

就業規則で通勤手当に関するルールを設ける

通勤手当の不正受給を防ぐためには、就業規則で通勤手当の支給条件や届出ルールを明確にしておくことが大切です。

例えば、「住所や通勤経路に変更が生じた場合は速やかに届け出る」「虚偽の申告が判明した場合は通勤手当の返還を求めることがある」「不正受給は懲戒処分の対象となる」といった内容を定めておくとよいでしょう。

また、労働契約法第15条では、懲戒処分には客観的に合理的な理由が必要とされています。
そのため、不正受給が発覚した際に適切な対応を取れるよう、あらかじめルールを整備し、従業員へ周知しておくことも欠かせません。

領収書や定期券コピーの提出を義務付ける

通勤手当の不正受給を防ぐためには、定期券のコピーや購入履歴、交通系ICカードの利用明細などの提出を求める仕組みを設けることも有効です。
これにより、申請内容と実際の通勤状況に相違がないかを確認しやすくなります。

また、通勤経路の変更や転居があった際に、定期券の再提出や住所変更の申告を求めておけば、不正受給や届出漏れの早期発見につながるでしょう。特に、長期間にわたって申請内容を確認していない場合は、実態とのずれが生じている可能性もあります。

提出された書類を定期的に確認する運用を続けることで、不正受給の抑止につながるだけでなく、通勤手当を適正に支給するための管理体制の強化にも役立つでしょう。

従業員への教育と周知を徹底する

通勤手当の不正受給を防ぐためには、ルールを定めるだけでなく、その内容を従業員にしっかり周知することも欠かせません。なかには「少額なら問題にならない」「通勤経路が変わっても申告しなくてよい」と誤った認識を持っている従業員もいるためです。

そのため、入社時の研修や定期的な社内研修などを通じて、通勤手当の支給基準や変更届の必要性、不正受給が発覚した場合の返還義務や懲戒処分の対象となる可能性について説明しておくとよいでしょう。
また、就業規則や社内規程をいつでも閲覧できるようにしておけば、従業員自身がルールを再確認しやすくなり、届出漏れや誤った申告の防止にも役立ちます。

通勤手当の不正受給への対応や予防策でお困りの際は弁護士にご相談下さい。

通勤手当の不正受給が発覚した場合は、証拠の収集や事実確認、不正受給額の算定、返還請求、懲戒処分の検討などを適切な手順で進めることが大切です。対応を誤ると、従業員との労務トラブルや訴訟に発展するおそれもあるため、慎重な判断が求められます。

弁護士法人ALGでは、企業法務に詳しい弁護士が、不正受給に関する事実調査の進め方や返還請求、懲戒処分の妥当性についてアドバイスを行っています。また、問題発生後の対応だけでなく、就業規則や通勤手当規程の整備、社内ルールの見直しなど、再発防止に向けた体制づくりのサポートも可能です。

通勤手当の不正受給への対応や予防策にお悩みの際は、ぜひお気軽にご相談ください。